Vademecum dello Staffista
Il vademecum è un insieme di regole e linee guida che gli staffisti sono tenuti a seguire.
Premessa
La crescita della manifestazione e il progressivo aumento del numero dei partecipanti e degli staffisti rendono necessario definire in modo chiaro il ruolo, i doveri e le responsabilità di ciascun membro dello staff.
Il presente documento costituisce un riferimento per tutti gli staffisti e ha lo scopo di garantire un’organizzazione efficace, una gestione uniforme delle attività e la piena promozione dello Spirito di Amichiamoci.
Far parte dello staff rappresenta un servizio alla manifestazione, alle comunità partecipanti e a tutti coloro che vi prendono parte.
Il ruolo dello staffista
Lo staffista è tenuto a partecipare attivamente all’organizzazione e alla gestione della manifestazione, contribuendo con responsabilità, disponibilità e spirito di servizio alla sua buona riuscita.
Lo staffista rappresenta la propria comunità all’interno dell’organizzazione, ma è anzitutto tenuto a rappresentare la manifestazione all’interno della comunità di appartenenza, promuovendone i valori, le finalità e lo Spirito di Amichiamoci.
Lo staffista deve operare nell’interesse della manifestazione e non della sola comunità di appartenenza, perseguendo il bene comune e collaborando con tutto lo staff.
Il ruolo di staffista non costituisce in alcun modo un privilegio. Lo staffista non deve utilizzare, né consentire che venga utilizzato, il proprio incarico per ottenere vantaggi, agevolazioni o trattamenti preferenziali per sé o per la propria comunità, quali, a titolo esemplificativo, modifiche ai calendari di gara non motivate da reali esigenze organizzative.
Lo staffista costituisce un punto di riferimento per i partecipanti della propria comunità ed è tenuto ad ascoltarne le esigenze, favorire il dialogo e collaborare con l’organizzazione nella risoluzione delle problematiche che possano insorgere, contribuendo al mantenimento di un clima sereno e coerente con lo Spirito di Amichiamoci.
Organizzazione
Lo staffista è tenuto a partecipare alle riunioni plenarie e alle riunioni delle commissioni di appartenenza, contribuendo attivamente ai lavori e alle decisioni organizzative.
Lo staffista deve svolgere con puntualità i compiti assegnati, rispettando le scadenze stabilite e attenendosi alle procedure previste dai vademecum e dalle indicazioni delle proprie commissioni.
Qualora sopraggiungano impedimenti che rendano impossibile l’esecuzione di un incarico o la partecipazione a una riunione, lo staffista è tenuto a darne tempestiva comunicazione ai responsabili competenti.
Attività prima della manifestazione
Nel periodo antecedente la manifestazione, lo staffista deve:
- mantenere i rapporti con il parroco o con i referenti della propria comunità;
- promuovere la manifestazione e diffondere tutte le informazioni ufficiali ai partecipanti;
- raccogliere e verificare la documentazione richiesta;
- raccogliere le quote di iscrizione dei partecipanti e della comunità entro le scadenze stabilite;
- collaborare con gli staffisti incaricati della predisposizione dei calendari, segnalando tempestivamente eventuali incompatibilità o necessità organizzative.
Attività durante la manifestazione
Per tutta la durata della manifestazione, lo staffista è tenuto a garantire una presenza costante e attiva.
In particolare, lo staffista deve:
- essere presente presso i campi in cui sono impegnate le squadre della propria comunità;
- rendersi disponibile a fornire supporto organizzativo anche presso altri campi, qualora necessario;
- collaborare con tutte le commissioni durante lo svolgimento degli eventi e nelle attività di preparazione e riordino, indipendentemente dalla commissione di appartenenza;
- promuovere la partecipazione agli eventi della manifestazione, evidenziandone l’importanza e favorendo il coinvolgimento dei partecipanti;
- collaborare con gli altri staffisti per garantire il regolare svolgimento di tutte le attività.
Lo staffista è tenuto a privilegiare le esigenze organizzative rispetto ai propri interessi personali, contribuendo con spirito di servizio al buon funzionamento della manifestazione.
Gestione delle criticità
Durante lo svolgimento delle attività sportive possono verificarsi situazioni di tensione determinate dalla naturale componente agonistica.
In tali circostanze, lo staffista deve mantenere un comportamento imparziale, equilibrato e rispettoso, evitando qualsiasi forma di favoritismo.
Lo staffista è tenuto a favorire il dialogo, contribuire alla risoluzione dei conflitti e fungere da collegamento tra i partecipanti e l’organizzazione, mettendo a disposizione la propria conoscenza della comunità di appartenenza.
Ogni intervento deve perseguire esclusivamente il mantenimento di un clima sereno e il regolare svolgimento della manifestazione.
Rapporti tra gli staffisti
Gli staffisti sono tenuti a collaborare tra loro nel rispetto reciproco, favorendo un clima di fiducia, disponibilità e corresponsabilità.
Eventuali divergenze, incomprensioni o conflitti devono essere affrontati esclusivamente in momenti e luoghi non accessibili ai partecipanti, preservando l’immagine dell’organizzazione.
Ogni controversia deve essere gestita con maturità, dialogo e spirito costruttivo, anteponendo sempre il bene della manifestazione agli interessi personali.
Briefing operativi
Le commissioni possono convocare briefing operativi con congruo preavviso al fine di illustrare le modalità di svolgimento degli eventi e coordinare le attività.
Lo staffista è tenuto a partecipare ai briefing convocati, salvo comprovato impedimento preventivamente comunicato.
Durante tali incontri, lo staffista deve prendere conoscenza delle attività assegnate e impegnarsi a svolgerle con puntualità, responsabilità e collaborazione.
Iscrizioni e Portale Staff
È compito dello staffista aiutare a raccogliere i dati dei partecipanti ai tornei della manifestazione, formare le squadre e assicurarsi che tutti questi dati risultino sul Portale Staff al momento dell’inizio della manifestazione.
È sempre compito dello staffista sollecitare i propri parrocchiani che hanno manifestato intenzione ad iscriversi a farlo comunicando tutti i dati e documenti necessari.
Lo staffista utilizza il portale per registrare gli esiti delle partite, rendendoli pubblici e visibili a chiunque.
Lo staffista ha un set di credenziali uniche per accedere al portale, è tenuto a farsi generare delle nuove credenziali in caso di smarrimento delle originali e gli è proibito condividere tali credenziali con chiunque altro.
Le azioni effettuate dallo staffista sul Portale vengono automaticamente tracciate, come anche l’indirizzo dal quale egli si collega per accedere al portale stesso.
